Umsetzung


Richtig umsetzen

Ihre Projektidee wurde für förderwürdig anerkannt und Sie haben vom Land Steiermark die schriftliche Förderzusage erhalten? Gratulation!

Jetzt ist es wichtig, dass nicht nur die Projektbeantragung, sondern auch die Abholung der für Sie reservierten Fördermittel erfolgreich läuft. Denn: Aus der Genehmigung des Förderungsantrages entsteht dem Förderwerber noch KEIN RECHTSANSPRUCH auf die tatsächliche Auszahlung der maximalen Förderung, sondern die Auszahlung hängt von der positiven Entscheidung über den Zahlungsantrag ab. Dafür ist während der Projektumsetzung einiges zu beachten.
In der Projektumsetzung sind Sie gefordert, den Fördervertrag exakt einzuhalten und

  1. das Projekt exakt gemäß Projektbeschreibung durchzuführen,
  2. für eine ordnungsgemäße Ausschreibung und Vergabe aller Aufträge zu sorgen,
  3. für eine ordnungsgemäße Rechnungslegung Ihrer Rechnungsaussteller zu sorgen,
    auf eine mustergültige Zahlung dieser Leistungen zu achten und damit klarlegen, dass Ihnen diese Kosten tatsächlich entstanden sind,
  4. bei allen Projektmaßnahmen (insbesondere bei Marketingmaßnahmen) die Publizitätsvorschriften einzuhalten.

 

1. Projektgemäß handeln – Abweichungen sofort melden 

In ihrem Förderantrag haben Sie dargelegt, welche Wirkung Sie mit Ihrem Vorhaben in der Region erreichen wollen. Der genaue Projektinhalt mit Maßnahmen, Kosten und Zeitplan wurden entsprechend dargestellt. Damit die Förderfähigkeit gegeben ist, müssen Sie sich exakt an Ihre Beschreibung halten.

Dennoch kann es im Laufe eines Projektes zu Abweichungen vom ursprünglichen Antrag kommen. In diesem Fall muss um Projekt-Änderungen schriftlich angesucht werden. Setzen Sie sich in diesem Fall umgehend mit dem LAG-Management in Verbindung. Erst wenn es ein OK der bewilligenden Landesstelle (Abt. 17 der Steiermärkischen Landesregierung) bzw. des Bundes gibt, bleibt die Förderfähigkeit aufrecht.

Projekt-Änderungen können beispielsweise sein (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

  • Projektlaufzeit-Änderung: Sollte ein Vohaben nicht fristgerecht umgesetzt werden können, ist die Frist (= Laufzeit) zu verlängern. Behalten Sie dabei im Auge: Leistungs-, Rechnungs- und Zahlungsdatum müssen innerhalb der Projektlaufzeit liegen. Die Laufzeit ist der genehmigte Zeitraum für die Kostenanerkennung. Der Kostenanerkennungsstichtag (Beginn des Zeitraums für die Kostenanerkennung) ist jenes Datum, an dem der Förderantrag bei der bewilligenden Stelle des Landes Steiermark eintrifft, und der Ihnen nach Einreichung des Förderantrags schriftlich bekannt gegeben wird.
  • Projektmaßnahmen-Änderung: Sollten Sie an den ursprünglich geplanten Maßnahmen nicht zur Gänze festhalten wollen oder können, so ist vor Inangriffnahme eines geänderten Projektmaßnahmenplans der neu geplante Vorschlag zur Absegnung einzubringen.
  • Unterschreiten der Projektkosten: Auch ein Unterschreiten der Projektkosten kann Folgen haben! Änderungen, die zu einer Reduktion der Kosten um mehr als 20% der genehmigten Kosten führen, dürfen nur dann genehmigt werden, wenn gewährleistet ist, dass alle wesentlichen Projektteile realisiert werden bzw. im Fall einer Nichtrealisierung wesentlicher Projektteile ein abgeändertes Ziel erreicht wird. D.h. dass im Rahmen des Projekts Kosten im Ausmaß von 80% der genehmigten Kosten anfallen müssen. Ist das nicht der Fall, ist das VOR Projektende schriftlich der bewilligenden Stelle zu melden. Andernfalls droht der Verlust der gesamten Förderung (Keine Anspruch auf Fördermittel + Rückzahlung ausbezahlter Förderungen)
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2. Ordnungsgemäße Ausschreibung und Vergabe aller Aufträge

Laut Kenntnisstand vom Oktober 2015 sind für alle Aufträge mindestens 3 Angebote einzuholen, die auf den Projektträger / die Projektträgerin lauten müssen. Bitte informieren Sie sich vor Projektstart beim LAG-Management über alle Vorgaben in Bezug auf geforderte Ausschreibungen und das Vergaberecht.
Nach der Auftragsvergabe ist ein Vergabevermerk zu erstellen. Dieser ist gemeinsam mit den Angeboten der Abrechnung beizulegen.
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3. Richtige Rechnungslegung

Damit die im Rahmen der Projektumsetzung angefallenen Rechnungen für eine Auszahlung der zugesagten Fördermittel anerkannt werden können, ist Folgendes zu beachten:

Die Rechnungen müssen folgende Mindestbestandteile erfüllen:

  • Rechnungsaussteller (Name + Adresse)
  • Rechnungsempfänger = Projektträger (Name + vollständige korrekte Adresse)
  • Rechnungsdatum
  • Leistung: Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art und Umfang der sonstigen Leistung. Bei Pauschalrechnungen oder Rechnungen über Pauschalbeträge ist ein Leistungsverzeichnis beizulegen, um die förderungsfähigen Kosten für die Berechnung identifizieren zu können.
  • Leistungszeitraum: Tag bzw. Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • Entgelt
  • Mehrwertsteuersatz und Betrag bzw. ein Hinweis bezüglich Mehrwertsteuer (z.B. ob der Honorarnoten-Leger der Kleinunternehmerregelung unterliegt)
  • Rechnungsnummer
  • UID-Nummer
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Achtung: Rechnungen müssen im Original eingereicht werden – keine pdf-Rechnungen oder Email-Rechnungen!

Zudem gilt für spezielle Rechnungen noch:

  • Barrechnungen müssen für den Nachweis des Zahlungsvollzugs zusätzlich enthalten:
  • Datum der Barzahlung
  • Bestätigung des Rechnungsausstellers, dass er den Betrag erhalten hat („Betrag in bar erhalten“)
  • Unterschrift des Rechnungsausstellers
  • Bei Firmen Firmenstempel
  • Kassabons (= Barverkäufe, z.B. ausgestellt an Kassen in Einkaufsmärkten), ab € 50 erlaubt, sind mit dem Namen und der Adresse des Käufers zu versehen.
  • Honorarnoten müssen unterschrieben sein.

In diesem Sinne gilt: Nur tatsächlich bezahlte Kosten sind förderfähig! Rechnungen unter 50 Euro werden nicht anerkannt.
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4. Publizitätsvorgaben

Gemäß Fördervertrag sind Sie verpflichtet, die Publizitätsrichtlinien bei allen Projektaktivitäten einzuhalten und darüber den Nachweis zu erbringen.
Die allgemeinen Publizitätsvorschriften finden Sie im Merkblatt Publizität LE 14-20
Besonders streng wird dabei darauf geachtet, ob die verpflichtenden Logos korrekt sowie gut lesbar angebracht und eingesetzt wurden. Folgende Logoleiste ist verbindlich bei allen Publizitätsvorhaben (Print, Online, Außenwerbung, Tafeln, Film usw. gemäß Merkblatt anzubringen.

LEADER-Logoleiste Steiermark

Das LAG-Management berät Sie gerne über die erforderliche Anbringung und korrekte Anwendung der Logos. Fragen Sie am Besten im eigenen Interesse nach, bevor Sie Werbemittel u.ä. produzieren. Und: Dokumentieren Sie alle Maßnahmen (z.B. durch Fotos von Plakaten auf Plakatständern, Citylights, Plakatwänden u.ä., Screenshots auf Websites, Belegexemplare von Broschüren & Plakaten usw.).
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